Une facture n’est pas toujours réglée en une seule fois.
Dans la pratique, il est fréquent qu’un client :
- paie un acompte ;
- revienne quelques jours plus tard pour régler le reste ;
- effectue plusieurs paiements successifs.
ChampyStore gère entièrement cette situation grâce au système de paiements complémentaires.
Chaque paiement est enregistré individuellement, ce qui permet :
- de conserver un historique complet des règlements ;
- de connaître le vendeur ayant encaissé chaque paiement ;
- d’assurer une gestion correcte de la caisse ;
- d’éviter les erreurs lors des statistiques des vendeurs ;
- de mettre automatiquement à jour la facture.
À la fin de ce chapitre, vous saurez :
- retrouver une facture ;
- enregistrer un paiement complémentaire ;
- comprendre la mise à jour automatique des montants ;
- consulter l’historique des paiements ;
- comprendre l’impact sur la caisse ;
- comprendre la répartition des encaissements entre vendeurs.
Retrouver une facture #
Depuis le menu principal :
Factures
La liste de toutes les ventes apparaît.
Vous pouvez rechercher une facture par :
- numéro de facture ;
- client ;
- vendeur ;
- date.
Les informations affichées #
Chaque facture affiche notamment :
- numéro
- client
- date
- vendeur initial
- montant total
- montant déjà payé
- reste à payer
- statut
Les statuts possibles sont :
- Payé
- Partiel
- En attente
Ouvrir une facture #
Cliquez sur :
👁 Voir
La facture HTML s’ouvre immédiatement dans votre navigateur.
Elle présente :
- informations de l’entreprise ;
- informations du client ;
- produits vendus ;
- montants ;
- paiements déjà enregistrés ;
- reste à payer.
Paiement complémentaire #
Lorsqu’un client revient régler une partie ou la totalité du solde :
Cliquez sur :
Mettre à jour la facture
Une fenêtre de paiement apparaît.
Les informations affichées #
ChampyStore affiche automatiquement :
- Montant total
- Montant déjà payé
- Reste à payer
Le caissier n’a qu’à saisir :
Nouveau montant payé
Validation #
Après validation, ChampyStore :
- vérifie que le montant est valide ;
- refuse un montant supérieur au reste ;
- met à jour la vente ;
- crée automatiquement un nouvel enregistrement dans PaiementVente ;
- met à jour la facture HTML ;
- enregistre l’action dans l’historique ;
- prépare les données pour la synchronisation.
Aucune autre manipulation n’est nécessaire.
Calcul automatique #
Exemple :
Montant total :
120 000 FCFA
Premier paiement :
40 000 FCFA
Reste :
80 000 FCFA
Quelques jours plus tard :
Nouveau paiement :
30 000 FCFA
ChampyStore calcule automatiquement :
Montant payé :
70 000 FCFA
Reste :
50 000 FCFA
Paiement complet #
Si le dernier paiement couvre le reste :
ChampyStore :
- met le reste à zéro ;
- passe automatiquement le statut à Payé ;
- actualise immédiatement la facture.
Historique des paiements #
Contrairement aux anciennes versions, ChampyStore ne modifie plus simplement le montant payé.
Chaque règlement est enregistré séparément.
Exemple :
| Date | Montant | Vendeur |
|---|---|---|
| 01/08 | 30 000 | Paul |
| 04/08 | 20 000 | Marie |
| 08/08 | 50 000 | Paul |
Cette méthode garantit un historique fiable.
Répartition des encaissements entre vendeurs #
Il s’agit d’une amélioration majeure de ChampyStore.
Ancien fonctionnement #
Lorsqu’un autre vendeur mettait une facture à jour :
toute la somme était attribuée au dernier vendeur.
Les statistiques devenaient fausses.
Nouveau fonctionnement #
Chaque paiement est associé au vendeur ayant réellement encaissé l’argent.
Exemple :
Paul vend :
100 000 FCFA
Le client paie :
40 000 FCFA
Paul reçoit :
40 000 FCFA
Quelques jours plus tard :
Marie encaisse :
60 000 FCFA
Les statistiques deviennent :
Paul :
40 000 FCFA
Marie :
60 000 FCFA
La caisse est correcte.
Les commissions sont correctes.
Les rapports sont exacts.
Impact sur la caisse #
Chaque paiement enregistré apparaît automatiquement dans le module Caisse.
La caisse affiche désormais :
- chaque encaissement ;
- son vendeur ;
- sa date ;
- son client ;
- son montant.
Il ne s’agit plus uniquement des ventes.
Il s’agit des véritables encaissements.
Mise à jour automatique de la facture HTML #
Après chaque paiement :
ChampyStore modifie automatiquement :
- montant payé ;
- reste à payer ;
- statut.
La facture ouverte reflète immédiatement la nouvelle situation.
Aucune régénération manuelle n’est nécessaire.
Synchronisation #
Les paiements complémentaires sont synchronisés avec le Cloud.
Tous les ordinateurs récupèrent automatiquement :
- le nouveau paiement ;
- le vendeur ;
- la date ;
- le montant.
Les factures restent identiques sur tous les postes.
Historique des actions #
Chaque mise à jour est enregistrée.
Exemple :
Mise à jour facture — Nouveau paiement : 25 000 FCFA — Nouveau reste : 15 000 FCFA
Cela permet un audit complet des opérations.
Cas pratique #
Jour 1
Vente :
250 000 FCFA
Paiement :
100 000 FCFA
Reste :
150 000 FCFA
Jour 5
Paiement :
50 000 FCFA
Reste :
100 000 FCFA
Jour 10
Paiement :
100 000 FCFA
Résultat :
Montant payé :
250 000 FCFA
Statut :
Payé
Bonnes pratiques #
Toujours :
- saisir uniquement le nouveau paiement ;
- ne jamais additionner manuellement les montants ;
- vérifier le reste avant validation ;
- synchroniser régulièrement.
Dépannage #
Impossible d’ajouter un paiement #
Le montant saisi dépasse probablement le reste à payer.
Le statut ne passe pas à « Payé » #
Vérifiez que le reste est exactement égal à zéro.
La caisse semble incorrecte #
Effectuez une synchronisation.
La caisse se base sur les paiements enregistrés.
Le vendeur ne reçoit pas le bon montant #
Depuis les dernières versions, chaque paiement est attribué au vendeur qui l’a réellement encaissé.
Vérifiez simplement quel utilisateur était connecté lors de l’encaissement.
Questions fréquentes #
Puis-je enregistrer plusieurs paiements ? #
Oui.
Il n’existe aucune limite.
Une facture peut-elle rester partiellement payée pendant plusieurs mois ? #
Oui.
Le reste sera conservé jusqu’au paiement final.
Puis-je changer le vendeur d’un ancien paiement ? #
Non.
Le vendeur enregistré correspond à l’utilisateur ayant effectivement encaissé le règlement.
Les paiements complémentaires sont-ils synchronisés ? #
Oui.
Ils sont automatiquement envoyés vers le Cloud puis récupérés par tous les ordinateurs.
À retenir #
Le système de paiements complémentaires de ChampyStore garantit un suivi financier précis. Chaque règlement est enregistré individuellement, associé au vendeur qui l’a encaissé, intégré automatiquement à la caisse, pris en compte dans les statistiques et répercuté sur la facture ainsi que sur tous les postes grâce à la synchronisation Cloud.
