Gestion des factures, paiements complémentaires et mises à jour

Une facture n’est pas toujours réglée en une seule fois. Dans la pratique, il est fréquent qu’un client : ChampyStore gère entièrement cette situation grâce au système de paiements complémentaires. Chaque paiement est enregistré individuellement, ce qui permet : À la fin de ce chapitre, vous saurez : Retrouver une facture Depuis le menu principal : Factures La liste de toutes les ventes apparaît. Vous pouvez rechercher une facture par : Les informations affichées Chaque facture affiche notamment : Les statuts possibles sont : Ouvrir une facture Cliquez sur : 👁 Voir La facture HTML s’ouvre immédiatement dans votre navigateur. Elle présente : Paiement complémentaire Lorsqu’un client revient régler une partie ou la totalité du solde : Cliquez sur : Mettre à jour la facture Une fenêtre de paiement apparaît. Les informations affichées ChampyStore affiche automatiquement : Le caissier n’a qu’à saisir : Nouveau montant payé Validation Après validation, ChampyStore : Aucune autre manipulation n’est nécessaire. Calcul automatique Exemple : Montant total : Premier paiement : Reste : Quelques jours plus tard : Nouveau paiement : ChampyStore calcule automatiquement : Montant payé : Reste : Paiement complet Si le dernier paiement couvre le reste : ChampyStore : Historique des paiements Contrairement aux anciennes versions, ChampyStore ne modifie plus simplement le montant payé. Chaque règlement est enregistré séparément. Exemple : Date Montant Vendeur 01/08 30 000 Paul 04/08 20 000 Marie 08/08 50 000 Paul Cette méthode garantit un historique fiable. Répartition des encaissements entre vendeurs Il s’agit d’une amélioration majeure de ChampyStore. Ancien fonctionnement Lorsqu’un autre vendeur mettait une facture à jour : toute la somme était attribuée au dernier vendeur. Les statistiques devenaient fausses. Nouveau fonctionnement Chaque paiement est associé au vendeur ayant réellement encaissé l’argent. Exemple : Paul vend : Le client paie : Paul reçoit : Quelques jours plus tard : Marie encaisse : Les statistiques deviennent : Paul : Marie : La caisse est correcte. Les commissions sont correctes. Les rapports sont exacts. Impact sur la caisse Chaque paiement enregistré apparaît automatiquement dans le module Caisse. La caisse affiche désormais : Il ne s’agit plus uniquement des ventes. Il s’agit des véritables encaissements. Mise à jour automatique de la facture HTML Après chaque paiement : ChampyStore modifie automatiquement : La facture ouverte reflète immédiatement la nouvelle situation. Aucune régénération manuelle n’est nécessaire. Synchronisation Les paiements complémentaires sont synchronisés avec le Cloud. Tous les ordinateurs récupèrent automatiquement : Les factures restent identiques sur tous les postes. Historique des actions Chaque mise à jour est enregistrée. Exemple : Mise à jour facture — Nouveau paiement : 25 000 FCFA — Nouveau reste : 15 000 FCFA Cela permet un audit complet des opérations. Cas pratique Jour 1 Vente : Paiement : Reste : Jour 5 Paiement : Reste : Jour 10 Paiement : Résultat : Montant payé : Statut : Bonnes pratiques Toujours : Dépannage Impossible d’ajouter un paiement Le montant saisi dépasse probablement le reste à payer. Le statut ne passe pas à « Payé » Vérifiez que le reste est exactement égal à zéro. La caisse semble incorrecte Effectuez une synchronisation. La caisse se base sur les paiements enregistrés. Le vendeur ne reçoit pas le bon montant Depuis les dernières versions, chaque paiement est attribué au vendeur qui l’a réellement encaissé. Vérifiez simplement quel utilisateur était connecté lors de l’encaissement. Questions fréquentes Puis-je enregistrer plusieurs paiements ? Oui. Il n’existe aucune limite. Une facture peut-elle rester partiellement payée pendant plusieurs mois ? Oui. Le reste sera conservé jusqu’au paiement final. Puis-je changer le vendeur d’un ancien paiement ? Non. Le vendeur enregistré correspond à l’utilisateur ayant effectivement encaissé le règlement. Les paiements complémentaires sont-ils synchronisés ? Oui. Ils sont automatiquement envoyés vers le Cloud puis récupérés par tous les ordinateurs. À retenir Le système de paiements complémentaires de ChampyStore garantit un suivi financier précis. Chaque règlement est enregistré individuellement, associé au vendeur qui l’a encaissé, intégré automatiquement à la caisse, pris en compte dans les statistiques et répercuté sur la facture ainsi que sur tous les postes grâce à la synchronisation Cloud.