Le module Gestion des dépenses permet d’enregistrer, suivre et analyser toutes les sorties d’argent de l’entreprise.
Chaque dépense enregistrée est automatiquement prise en compte dans le calcul de la caisse et des statistiques financières.
Grâce à ce module, vous pouvez :
- enregistrer les dépenses quotidiennes ;
- classer les dépenses par catégorie ;
- suivre les dépenses par période ;
- connaître leur impact sur la rentabilité ;
- conserver un historique complet.
Toutes les dépenses sont synchronisées entre les différents postes de travail via le Cloud.
À la fin de ce chapitre, vous saurez :
- créer une dépense ;
- modifier une dépense ;
- supprimer une dépense ;
- consulter l’historique ;
- comprendre son impact sur la caisse.
Accéder au module Dépenses #
Depuis le menu principal :
Dépenses
La liste des dépenses enregistrées apparaît.
(Capture d’écran : Interface des dépenses.)
Présentation de l’écran #
L’écran est composé de :
- la liste des dépenses ;
- un bouton Nouvelle dépense ;
- des filtres ;
- les actions de modification et de suppression.
Chaque ligne représente une sortie d’argent.
Créer une dépense #
Cliquez sur :
Nouvelle dépense
Le formulaire de création s’ouvre.
Renseignez les informations suivantes :
- Libellé
- Catégorie
- Montant
- Date
- Mode de paiement
- Description (facultative)
Puis cliquez sur :
Enregistrer
La dépense est immédiatement ajoutée.
Les catégories de dépenses #
Pour faciliter les analyses, il est recommandé de classer chaque dépense.
Exemples de catégories :
- Loyer
- Électricité
- Eau
- Internet
- Transport
- Fournitures
- Salaires
- Maintenance
- Marketing
- Divers
Vous pouvez adapter ces catégories selon les besoins de votre entreprise.
Le montant #
Le montant doit correspondre à la somme réellement payée.
Exemple :
25 000 FCFA
ChampyStore vérifie automatiquement que le montant est valide.
Les montants négatifs ou invalides sont refusés.
Date de la dépense #
La date permet :
- de filtrer les dépenses ;
- de générer des statistiques ;
- de produire des rapports financiers.
Par défaut, ChampyStore propose la date du jour.
Mode de paiement #
Vous pouvez préciser le moyen utilisé.
Exemples :
- Espèces
- Mobile Money
- Carte bancaire
- Virement bancaire
- Chèque
- Autre
Cette information facilite le rapprochement comptable.
Description #
Le champ Description permet d’ajouter des informations complémentaires.
Exemple :
Achat de cartouches d’encre pour les imprimantes.
Ce champ est facultatif mais fortement recommandé.
Modifier une dépense #
Pour modifier une dépense :
Cliquez sur :
✏ Modifier
Vous pouvez corriger :
- le libellé ;
- le montant ;
- la catégorie ;
- la date ;
- le mode de paiement ;
- la description.
Après validation, les modifications sont immédiatement enregistrées.
Supprimer une dépense #
Cliquez sur :
🗑 Supprimer
ChampyStore demande une confirmation avant la suppression.
La suppression est logique :
- la dépense disparaît des listes ;
- l’historique reste conservé ;
- la synchronisation transmet la suppression aux autres postes.
Impact sur la caisse #
Chaque dépense enregistrée est automatiquement prise en compte dans le calcul de la caisse.
Exemple :
Total encaissé :
950 000 FCFA
Dépenses :
175 000 FCFA
Net de caisse :
775 000 FCFA
Aucun recalcul manuel n’est nécessaire.
Synchronisation #
Toutes les dépenses sont synchronisées automatiquement.
Les informations suivantes sont envoyées vers le Cloud :
- libellé ;
- catégorie ;
- montant ;
- date ;
- mode de paiement ;
- description ;
- historique des modifications.
Tous les ordinateurs disposent ainsi des mêmes informations.
Historique des actions #
Chaque opération est enregistrée dans l’historique.
Exemples :
Dépense créée
Dépense modifiée
Dépense supprimée
L’utilisateur ayant effectué l’opération est également enregistré.
Consultation des dépenses #
Les dépenses peuvent être consultées :
- par date ;
- par période ;
- par catégorie.
Cela facilite le suivi financier de l’entreprise.
Bonnes pratiques #
Pour une comptabilité fiable :
- enregistrer chaque dépense dès qu’elle est effectuée ;
- utiliser une catégorie adaptée ;
- indiquer le mode de paiement ;
- ajouter une description lorsque cela est nécessaire ;
- synchroniser régulièrement les données.
Dépannage #
Une dépense n’apparaît pas #
Vérifiez :
- les filtres appliqués ;
- la date sélectionnée ;
- la synchronisation.
Le net de caisse semble incorrect #
Assurez-vous que :
- toutes les dépenses ont été enregistrées ;
- aucune dépense n’a été supprimée par erreur ;
- les paiements de ventes sont synchronisés.
Une dépense a été saisie avec un mauvais montant #
Utilisez simplement le bouton Modifier pour corriger les informations.
Questions fréquentes #
Une dépense peut-elle être modifiée ? #
Oui.
Puis-je supprimer une dépense ? #
Oui, si vous disposez des autorisations nécessaires.
Les dépenses sont-elles synchronisées ? #
Oui, automatiquement avec les autres postes.
Les dépenses influencent-elles immédiatement la caisse ? #
Oui. Dès leur enregistrement, elles sont intégrées au calcul du Net de caisse.
Les dépenses apparaissent-elles dans le tableau de bord ? #
Oui. Elles sont utilisées dans les statistiques financières et les indicateurs de performance.
Cas pratique #
Votre entreprise réalise les opérations suivantes :
Encaissements :
1 250 000 FCFA
Dépenses :
- Loyer : 150 000 FCFA
- Internet : 35 000 FCFA
- Transport : 20 000 FCFA
Total des dépenses :
205 000 FCFA
ChampyStore calcule automatiquement :
Net de caisse :
1 045 000 FCFA
Ces montants seront visibles dans le module Caisse ainsi que dans le Tableau de bord.
À retenir #
Le module Gestion des dépenses permet de suivre précisément toutes les sorties d’argent de l’entreprise. Chaque dépense enregistrée est automatiquement intégrée aux calculs de la caisse, synchronisée avec le Cloud et historisée. Associé au module Caisse, il offre une vision fidèle de la situation financière de l’entreprise et contribue à une gestion rigoureuse des finances.
